Le agenzie di vendita moderne contano sempre più su collaboratori sul territorio, agenti monomandatari e operatori di telemarketing che lavorano in smart working. Coordinare questo flusso di lavoro garantendo la sicurezza dei dati è una sfida.
La sicurezza prima di tutto: la gestione dei permessi
Condividere interi database clienti con tutti i collaboratori è un rischio enorme in termini di GDPR e di protezione commerciale. Se un agente decide di lasciare l'agenzia, potrebbe scaricare i tuoi dati e portarli alla concorrenza. Un software CRM di qualità deve permettere di:
- Limitare la visibilità: L'agente deve vedere esclusivamente i clienti da lui acquisiti o a lui assegnati dal backoffice.
- Inibire il download: Bloccare la possibilità di esportare file Excel completi del database aziendale ai profili non autorizzati.
- Log delle attività: Monitorare chi ha effettuato l'accesso a una determinata pratica o documento.
Monitoraggio delle performance senza micro-management
Lavorando a distanza, non puoi controllare quante ore un collaboratore passa al telefono. Devi quindi concentrarti sui risultati (KPI):
- Quanti nuovi preventivi sono stati inseriti questa settimana?
- Quanti contratti sono passati allo stato "Attivo"?
- Quanti ricontatti programmati sono rimasti scaduti nell'agenda del venditore?
Visualizzare queste metriche in tempo reale tramite una dashboard centralizzata ti consente di intervenire e supportare l'agente che mostra un calo di produttività.
Collaborazione semplificata con i Memos
La comunicazione asincrona è fondamentale. Utilizzare note digitali (Memos) collegate direttamente alla scheda del cliente consente all'agente sul territorio di scrivere una nota (es. "Il cliente chiede di essere richiamato dopo le 18:00") e al backoffice in sede di vederla all'istante, procedendo con l'attività necessaria senza dover fare telefonate o inviare email interne.